Sobre los conflictos de interés:

Sin perjuicio de la política de conflicto de intereses que consta en el programa de ética y transparencia “PTEE” adoptado por INVERJENOS S.A.S., se entiende para los efectos de los riesgos de LA/FT/FPADM, en las siguientes situaciones:

a.    En la consulta en listas, el análisis de operaciones inusuales, estudio de operaciones sospechosas y realización de reporte de operación sospechosa (ROS), se entiende que hay conflicto cuando la consulta, el estudio, análisis o reporte ha sido realizado por un empleado de INVERJENOS S.A.S.   para el cónyuge o compañero permanente, parientes dentro del primer y segundo grado de consanguinidad, primero y segundo de afinidad o primero civil, o respecto de aquellas operaciones o reportes en las que la persona encargada de realizar la consulta, estudio, análisis o reporte tenga algún interés personal o busque el favorecimiento de otra persona.

b.   En la realización de reportes a las autoridades: Se entiende que hay conflicto de interés cuando en la toma de decisión de la realización del reporte se encuentran involucradas situaciones personales de quien realiza el reporte o se trata de operaciones realizadas por cónyuges o compañeros permanentes, parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

Sobre la identificación de factores de riesgo y eventos de riesgo relacionados con éstos, junto con su análisis y evaluación:

a.    INVERJENOS S.A.S., establecerá la metodología para identificar factores de riesgo y eventos de riesgo que puedan generar éstos en relación con el LA/FT/FPADM. Así mismo, establecerá metodologías para la segmentación de los factores de riesgo, los clasificará e identificará las formas a través de las cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT/FPADM. Las alertas, los seguimientos y la información interna recopilada, servirán para actualizar y mejorar los eventos de riesgo identificados.  INVERJENOS S.A.S., contará con metodologías para analizar las situaciones de riesgo identificadas, su probabilidad de ocurrencia y el impacto en caso de materializarse mediante riesgos asociados.

b.   INVERJENOS S.A.S., diseñará controles que pueden ser preventivos, de detección o correctivos, con el fin de mitigar el impacto y/o probabilidad de ocurrencia inherente de los eventos de riesgo identificados y evaluará el riesgo residual.

c.  INVERJENOS S.A.S.  establecerá actividades de monitoreo que le faciliten detectar y corregir deficiencias del LA/FT/FPADM y asegurar que los controles son integrales, se refieren a todos los eventos de riesgo y funcionan oportuna, efectiva y eficientemente.

Sobre la incursión en nuevos mercados u ofrecimiento de nuevos productos:

Dentro del estudio previo al lanzamiento de un nuevo mercado o producto se identificarán los Eventos de Riesgo de LA/FT/FPADM, se definirán las actividades de control y dejará constancia del análisis correspondiente.

Sobre la administración de los Factores de Riesgo:

El Riesgo Residual asociado a cada uno de los Factores de Riesgo y calificado por INVERJENOS S.A.S.  en un nivel alto (esto es probabilidad o impacto), será evaluado teniendo presente que la gestión del riesgo de LA/FT/FPADM tiene prelación sobre el logro de las metas comerciales.

Política sobre Debida diligencia en el conocimiento de contrapartes:

a.    Conocimiento de los Clientes:

De acuerdo con la forma de comercialización de los productos y/o servicios, los clientes de INVERJENOS S.A.S.  se identificarán y cumplirán un proceso de vinculación mediante el diligenciamiento de un formato y la entrega de documentación soporte que será objeto de verificación.

De acuerdo con su perfil, durante su vinculación y las transacciones relevantes que realicen, se adelantarán los correspondientes análisis para establecer la coherencia con su actividad económica y con la demás información por ellos suministrada. Así mismo, INVERJENOS S.A.S.  se abstendrá de registrar clientes anónimos y velará por qué no figuren bajo nombres ficticios o inexactos y propenderá por identificar al Beneficiario Final de los productos comercializados en estos casos.

Ahora bien, en lo que se refiere a los clientes de contado, venta directa y/o ventas telefónicas o a través de mecanismos que impliquen el uso de tecnologías de la información que según sus condiciones se traten de consumidores de ventas masivas para la empresa, se surtirá una debida diligencia mínima que consiste en solicitar su nombre y datos de identificación. Lo anterior, en consideración a los montos de las transacciones y el riesgo que representan para la compañía. Ahora bien, dada la imposibilidad de realizar un proceso de debida diligencia mucho más exhaustivo para los clientes de contado, INVERJENOS S.A.S., aunará sus esfuerzos en la identificación de operaciones inusuales por parte de estos clientes, teniendo en cuenta los factores de riesgo.

b.    Conocimiento de Proveedores y/o Contratistas: 

Las personas naturales o jurídicas que deseen ser proveedores o contratistas de INVERJENOS S.A.S., se identificarán y cumplirán un proceso de vinculación, mediante el diligenciamiento de un formato y la entrega de una documentación soporte, que será objeto de revisión y verificación. Aprobado el proceso de vinculación podrán ser registrados como aptos para que INVERJENOS S.A.S.  pueda contratar con ellos.

c.     Conocimiento de Empleados:

Las personas naturales que aspiren a desempeñar un cargo en INVERJENOS S.A.S., deberán cumplir con el suministro de los requisitos dispuestos en la normativa interna a fin de poder contar con la información que permita a INVERJENOS S.A.S.  verificar sus antecedentes. Por lo menos anualmente los empleados deberán actualizar la información que resulte susceptible de modificación. De acuerdo con el cargo y responsabilidades asignadas al Empleado, INVERJENOS S.A.S.  adelantará análisis para detectar comportamientos inusuales en cualquier persona que labore o preste sus servicios, a fin de tomar las medidas que resulten pertinentes.

d.    Conocimiento de Socios o Accionistas: 

INVERJENOS S.A.S.  no tiene injerencia en el proceso de aceptación de nuevos socios o accionistas, ese proceso está a cargo exclusivo de la casa matriz, sin embargo, cuando se vinculen nuevos socios, se hará una verificación en listas restrictivas, vinculantes y medios de prensa.

e.    Conocimiento de mercado:

En lo referente al conocimiento del mercado, INVERJENOS S.A.S.  establecerá mecanismos de control para conocer las características usuales del mercado propio y el de los clientes con el fin de poder compararlos con las operaciones realizadas y establecer su normalidad, posible anormalidad o calificación de sospechosa.

Lo anterior permitirá detectar operaciones inusuales y determinar la existencia de operaciones sospechosas.

Política para contrapartes que pueden exponer en mayor grado al riesgo de LA/FT/FPADM:

a.    Respecto de la jurisdicción:

INVERJENOS S.A.S.  utilizará como un criterio para evaluar el riesgo y realizar negocios, el domicilio o ubicación de las personas en países prohibidos por GAFI.  En caso de tomar la decisión de adelantar negocios con ellas, evaluará la existencia de otras señales de alerta que puedan dar lugar a no tomar el riesgo de contratar con ellas. En caso de decidir contratar con ellas, las identificará e incrementará el monitoreo durante la relación comercial.

b.    Respecto de la actividad económica:

INVERJENOS S.A.S.  realizará negocios con personas que desarrollen actividades lícitas e identificará contrapartes que por la naturaleza de sus actividades puedan exponerla a un mayor riesgo de LA/FT/FPADM estableciendo procedimientos de conocimiento más estrictos e incrementando el monitoreo a las transacciones mientras dure la relación comercial.  INVERJENOS S.A.S.  no establecerá relaciones comerciales con personas que no puedan demostrar la licitud del origen de los recursos con los cuales adquiere los productos.

Política respecto a la verificación de listas:

INVERJENOS S.A.S.  no establecerá relaciones contractuales con clientes, empleados, proveedores o contratistas que se encuentren registrados en la lista vinculante para Colombia (ONU) o en la lista restrictiva OFAC. La coincidencia con otras listas o información negativa de carácter público relacionada con LA/FT/FPADM se considerará un criterio importante para denegar o terminar una relación contractual.

Política frente al reporte de operaciones sospechosas:

INVERJENOS S.A.S.  reportará aquellas operaciones que, por su cuantía, características y demás elementos pudieren calificar como sospechosas. INVERJENOS S.A.S.  no requerirá tener la certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.

Política de manejo de efectivo:

INVERJENOS S.A.S.  no dará recursos en efectivo. Los pagos se realizarán a través de los medios dispuestos por el sistema financiero. Por su parte, podrá recibir recursos en efectivo respecto de aquellos clientes que se consideran dentro del canal de venta directa y/o en los establecimientos de comercio.

Sobre la conservación y manejo de la documentación del sistema:

INVERJENOS S.A.S.  conservará los documentos y registros relativos al LA/FT/FPADM, de conformidad con lo establecido en el principio de protección de la información y secretos comerciales, contenido en el documento Programa de Ética y Transparencia “PTEE” de INVERJENOS S.A.S.”

En todo caso, INVERJENOS S.A.S.  conservará (en físico o digitalmente) los documentos por el término de diez (10) años contados a partir del último asiento, documento o comprobante y concluido el término citado, los documentos pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

·          Que no medie solicitud de entrega de estos formulada por autoridad competente.

·          Que se conserven en un medio técnico que garantice su posterior reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio.

·    La información y documentos soporte remitidos a la UIAF, estará bajo la salvaguarda del Oficial de Cumplimiento y por ningún motivo las   contrapartes internas como externas tendrán acceso y conocimiento de esta. Así mismo, se guardará la debida reserva de la información solicitada   por dicha entidad.

·        Divulgación y capacitación: Ningún empleado de INVERJENOS S.A.S.  está autorizado a divulgar información inherente al diseño y funcionamiento   del sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT/FPADM. Las comunicaciones, reportes, e informes a terceros se harán de conformidad con   las directrices de comunicación de INVERJENOS S.A.S.

·       INVERJENOS S.A.S.  establece como mecanismo de divulgación de las políticas y procedimientos para la prevención y control de LA/FT/FPADM, el   diseño y desarrollo de un programa de capacitación, liderado por el Oficial de Cumplimiento dirigido a los empleados de áreas que están expuestas   a un mayor riesgo de LA/FT/FPADM o a los empleados que ejecutan controles para mitigar riesgos de LA/FT/FPADM, que  permita tanto su     sensibilización como entrenamiento, en  el  inicio y durante el tiempo que se mantenga la relación laboral. El programa contemplará la frecuencia   de la capacitación, el alcance, las formas de evaluación y los medios para ejecutarlo. El programa de capacitación estará dirigido a terceros cuando        INVERJENOS S.A.S.  lo considere pertinente.

·       Reserva sobre la información de contrapartes: INVERJENOS S.A.S., levantará la reserva, como consecuencia de las solicitudes formuladas por escrito   de manera específica por las autoridades competentes, con el lleno de los requisitos y formas legales y en los casos señalados por las normas, previa   revisión del área jurídica.

·         Reserva sobre la solicitud de información por autoridades: Los Empleados de INVERJENOS S.A.S.  en concordancia con el principio de protección de   información y secretos comerciales, guardarán reserva sobre los requerimientos y las inspecciones judiciales realizadas por las autoridades, así como   sobre los reportes realizados a la UIAF. Dar a conocer dichas solicitudes puede conllevar sanciones administrativas y penales.

Sobre los incumplimientos a la política.

Consecuencias por el incumplimiento del sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT/FPADM: El incumplimiento a lo dispuesto en el presente Manual, será analizado al tenor de lo dispuesto por INVERJENOS S.A.S.  en el Reglamento Interno de Trabajo u otras normas internas que regulen la relación con los empleados.

Sobre la integración del sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT/FPADM con el documento Principios de Conducta Empresarial de INVERJENOS S.A.S.

El sistema diseñado se integra a las directrices impartidas en el documento en mención y de esta forma los controles que aquí se implementan deben ser aplicados por todos los Empleados, en consonancia con los principios que desde este orientan su actuación.