PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL
1- Introducción
Inverjenos S.A.S. se ha comprometido con la transparencia y la ética empresarial en todas
sus transacciones y operaciones desarrolladas con ocasión de su objeto social. Por lo tanto,
la Junta Directiva de la sociedad ha aprobado el Manual de Transparencia y Ética
empresarial, en el cual se definen todas las actividades de control tendientes a la debida
gestión de los riesgos vinculados a la corrupción, el soborno y los conflictos de interés.
Estos lineamientos, que son de cumplimiento obligatorio para todos los empleados de la
organización, están contenidos en la siguiente política.
2- Objetivo
Desarrollar y comunicar a toda la organización, los lineamientos generales y obligatorios
para la debida gestión de los riesgos de corrupción, el soborno y los conflictos de interés en
las operaciones que desarrolle Inverjenos S.A.S.
3- Alcance
Esta política tiene alcance sobre todos los empleados de la compañía y a todos los
procesos y actividades que desarrolla para la operación de su objeto social.
4- Políticas Generales del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)
Con el fin de orientar la actuación de todos los grupos de interés de Inverjenos S.A.S., se
relacionan las políticas y lineamientos generales que deben ser adoptados para lograr la
efectiva implementación del PTEE.
• En Inverjenos S.A.S. se promueve y se trabaja por una cultura institucional contra
la corrupción y el soborno transnacional.
• En esa medida Inverjenos S.A.S. no tolera ningún acto de corrupción o soborno,
sea este nacional o trasnacional y en esa medida no distingue entre funcionarios
público o particulares en lo que se refiere a los comportamientos o prácticas
corruptas.
• Las disposiciones aquí contenidas son de obligatorio cumplimiento para todos
los grupos de interés de las empresas que conforman Inverjenos S.A.S. y
constituyen reglas de conductas que no podrán violarse en algún caso.
• Este documento soporte del sistema es de orientación para todos los grupos de
interés de la sociedad, y su aprobación y modificaciones deben ser aprobadas
para que surtan efectos por los Altos Directivos de la sociedad.
• El Programa de Transparencia y Ética Empresarial está compuesto por
procedimientos y elementos que le permiten tener un adecuado conocimiento
de clientes, proveedores, socios, funcionarios y de las personas expuestas
políticamente que tengan alguna relación con Inverjenos S.A.S. De esta
manera, llevar a cabo negocios de manera ética, transparente y honesta.
• Con el fin de comunicar efectivamente y permear a todos los interlocutores de
Inverjenos S.A.S. se realizarán capacitaciones sobre este sistema al interior de
Inverjenos S.A.S.
• Las políticas, procedimientos, metodologías, los criterios de medición, las escalas
de valoración del programa se revisarán y/o se actualizarán una (1) vez al año,
con el fin de mantener actualizado el programa, según las nuevas tipologías de
corrupción utilizadas.
• Cuando Inverjenos S.A.S. incursione en nuevos mercados, ofrezca nuevos
productos o haga cambios en el negocio, los Altos Directivos junto al Oficial de
Cumplimiento deberán evaluar el riesgo de corrupción y soborno que implica y
dejar constancia del análisis realizado.
• No se llevarán a cabo operaciones, actividades, negocios y contratos sin que
exista el respectivo soporte interno o externo, debidamente fechado y
autorizado por las personas con atribuciones para tal fin. Esta documentación
corresponde el respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan
adelantar las autoridades competentes.
• Inverjenos S.A.S., cuenta con procedimientos definidos para el adecuado
manejo y custodia de la documentación los cuales garantizan la integridad,
actualización, oportunidad, confiabilidad, trazabilidad, reserva y disponibilidad
de la información.
• Los conflictos de interés entre los diferentes partes relacionados con el PTEE que
se pudieran presentar son resueltos con base en los lineamientos de la Altos
Directivos, cumpliendo con la normatividad aplicable.
• Inverjenos S.A.S. evitará tener algún tipo de relación con proveedores, clientes,
colaboradores y socios que se encuentren incluidos en las listas restrictivas en
materia de Soborno Transnacional.
• Cualquier tipo de relación que se pueda generar con PEPS bien sean estas
nacionales o extranjeras, deberá ser validada por los Altos Directivos en
cooperación con el oficial de cumplimiento y aplicar la debida diligencia
avanzada para todos los casos.
• Inverjenos S.A.S. no establecerá ninguna relación comercial o jurídica con
personas naturales o jurídicas de las cuales se tengan dudas sobre el origen de
sus fondos, tengan vínculos con organizaciones al margen de la ley, se
encuentran en listas restrictivas por ser susceptibles a soborno.
• Los procedimientos definidos permiten identificar, detectar, prevenir y mitigar el
impacto de riesgo frente a un posible contagio o soborno transnacional.
• La identificación de los riesgos y controles relacionados con corrupción y
soborno transnacional, así como de sus fuentes, es responsabilidad de todos los
grupos de interés. Los líderes de los procesos deben definir las medidas de control
para cada riesgo, de acuerdo a los factores de riesgos asociados y las
recomendaciones dadas por el Oficial de Cumplimiento.
• La información de vinculación o actualización de los clientes, proveedores,
colaboradores y grupos de interés en general, debe ser oportuna, permanente
y actualizada, siendo revisada como mínimo anualmente.
• Inverjenos S.A.S. es autónoma para tomar decisiones de rechazo, exclusión o
desvinculación de clientes, proveedores, empleado o socios.
• Los procesos de conocimiento de contrapartes que sea realizado por otras
entidades no eximirán de responsabilidad a Inverjenos S.A.S. frente a la debida
diligencia de conocimiento de la contraparte.
• Para las personas jurídicas o naturales con mayor exposición al riesgo de
corrupción transnacional, se debe realizar un análisis de riesgo más excautiva en
cuanto a los factores legales, financiares y contables.
• Incluir dentro de los formatos de vinculación de vínculos comerciales con las
personas jurídicas o naturales, el compromiso de los colaboradores en aplicar
una tolerancia cero hacia el soborno y la corrupción en todas nuestras
transacciones de negocios y que el incumplimiento a la PTEE podría dar por
terminado las relaciones contractuales.
a. Política de participación y/o colaboración con el estado
Con el propósito de participar activamente en la lucha contra la corrupción y el
soborno trasnacional, la compañía colaborará efectivamente con las entidades
estatales sean estas nacionales, departamentales y/o municipales para que las
investigaciones que se realicen por la posible comisión de estos hechos se puedan
adelantar en debida forma.
En esa medida, el relacionamiento que tengan los colaboradores, asesores y
contratistas de la Compañía, serán únicamente los necesarios para dar
cumplimiento a las obligaciones legales que la compañía es acreedora y, por esa
razón, no está permitido en ninguna circunstancia dar o recibir a ningún título
beneficios a un funcionario público, de forma directa o indirecta, ni a través de
cualquier tercero o en nombre de Inverjenos S.A.S.
En cualquier caso, El Grupo no financiará a partidos políticos, sus fundaciones,
representantes o candidatos, ni patrocinará ningún acontecimiento cuyo fin
exclusivo sea la propaganda política. Sin perjuicio de lo anterior, se aclara que, los
colaboradores de Inverjenos S.A.S., al no tener la calidad de servidores públicos, son
libres de participar en cualquier tipo de actividad comunitaria, benéfica o política
de su elección, a título personal, con sus propios fondos y en su tiempo libre, pero
dichas actividades no deben interferir con el desarrollo de su trabajo para el Grupo
ni generar conflictos de intereses. Los empleados deben tener cuidado de
asegurarse de que esta actividad no pueda interpretarse como hecha en nombre
de, o en conexión con, nuestra actividad (salvo que esté autorizado).
b. Política de no retaliación
Inverjenos S.A.S., manifiesta a todos los grupos de interés que no se generará ningún
acto de retaliación, venganza, castigo, sanción o cualquier otra conducta por parte
de la compañía y/o sus representantes cuando se presente alguna denuncia que
permita inferir que se están generando posibles actos o hechos de soborno
trasnacional y/o corrupción.
c. Política de transparencia contable
Inverjenos S.A.S., adelantará la gestión contable atendiendo a la rigurosidad
determinada en la legislación vigente. En todo caso, se tendrán como buenas
prácticas, las siguientes:
✓ La compañía identificará de manera detallada todas las transacciones
financieras que gestione y, deberá registrarlas en los estados financieros de
la compañía conforme a las políticas contables.
✓ Está terminantemente prohibido llevar doble contabilidad o registros que
tengan como propósito llevar una doble contabilidad de los negocios de la
empresa.
✓ La contabilidad, así como todos los documentos soportes que la componen
y justifican deberán conservarse de acuerdo con lo establecido en la
legislación vigente, no pudiendo destruirse intencionalmente bajo ninguna
circunstancia antes de dicho plazo.
✓ La compañía asumirá, cumplirá y pagará de acuerdo las normas vigentes,
con los impuestos nacionales, territoriales y distritales a los que esté obligado.
d. Política de relacionamiento con contrapartes.
✓ Las contrataciones que realice la compañía estarán enfocadas en lograr los
mejores resultados operacionales para la sociedad y, en esa medida, las
motivaciones de contratación se sustentarán exclusivamente en ese
propósito.
✓ En esa medida Inverjenos S.A.S. no será participe, ni instrumentará a ninguno
de sus grupos de interés para la comisión de actos o hechos que puedan
constituir cualquier tipología de corrupción y/o soborno trasnacional.
✓ Como mecanismo para garantizar que las contrapartes o grupos de interés
acatarán las políticas de este PTEE, se establecerán dentro de los contratos,
convenios y/o acuerdos que se celebren entre Inverjenos S.A.S. y cada uno
de ellos, cláusulas y/ o declaraciones que obliguen al efectivo cumplimiento
de tales obligaciones.
✓ La compañía adoptará los mecanismos internos necesarios de debida
diligencia para conocer a las potenciales contrapartes antes de realizar o
tener con ellas cualquier tipo operación o cualquier vínculo de negocios,
contractual o jurídico de cualquier orden o naturaleza. De la misma manera,
adoptará medidas de controles periódicos durante la ejecución de tales
contratos o acuerdos, en aras de mitigar los riesgos de corrupción durante la
ejecución de los respectivos contratos.
e. Política respecto de donaciones y patrocinios
En caso que la compañía quiera desarrollar donaciones o patrocinios, estos
deben identificar al beneficiario final efectivo de tal patrocinio o donación,
deben estar debidamente documentados y contabilizados y, en todo caso,
deberán respetar los topes y parámetros que para tales efectos se definan
por el Grupo y/o por la legislación vigente.
En todo caso, las donaciones han de estar relacionadas a apoyar el sector
y deben estar directamente relacionadas con el desarrollo del objeto social.
f. Política de Regalos y Atenciones
La regla general es que a personal privado, no debe hacerse o aceptarse la
entrega o recibo de regalos ni obsequios, incluido el dinero en efectivo para
conseguir relacionarse con los grupos de interés, sin embargo, la política de
la compañía, acepta la posibilidad de obsequiar o recibir regalos, siempre y
cuando estos sean razonables, y su valor no pueda considerarse
excesivamente alto, lujoso o exagerado, a modo de ejemplo se pueden
encontrar los siguientes:
✓ Material publicitario de propiedad de la compañía
✓ Las invitaciones a congresos, capacitaciones, foros, asesorías, entre otros,
realizadas por parte de un tercero a colaboradores de la compañía y
que sean concernientes al cargo desempeñado.
g. Política de Gastos de Viaje
Es responsabilidad de cada empleado dar cumplimiento a la Política de
Gastos de Viaje vigente en la compañía. En todo caso, se espera de los
empleados de la empresa que hagan un buen uso de los recursos
institucionales y aporten los soportes de cada transacción cuyo reembolso
esperan recibir por parte de la Empresa.
h. Política de ejercicio simultáneo de cargos al interior de la empresa
Por regla general, una sola persona no debe ejercer más de dos (2) cargos
dentro de la organización. No obstante, lo anterior, los colaboradores que
por actos transitorios o permanentes ejerzan más de dos (2) cargos dentro
de la organización, deberán revelar los conflictos de interés que se
ocasionen como consecuencia de ello, en atención a la política de
revelación de conflictos de interés. Y en todo caso, deberán estar
previamente avalados por los Altos Directivos.
i. Política de vinculación de familiares
La compañía, por regla general no aceptará que se nombren a familiares
dentro del primer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único
civil de colaboradores, asesores y/o contratistas de la empresa.
La contratación deberá realizarse de acuerdo con los perfiles de cada uno
de los cargos y en atención a los manuales de funciones y competencias
determinados en la organización.
j. Políticas de vinculación de exservidores públicos, contratistas o proveedores
La sociedad se abstendrá de nombrar a PEP´s que tengan relación con el sector en el cual
se desenvuelve la empresa como empleados, asesores y contratistas por un periodo de dos
(2) años contados a partir de la fecha en que esta persona haya renunciado haya sido
despedida y/o haya sido declarada insubsistente.
Política de Adquisiciones, fusiones y otras operaciones corporativas.
En caso que llegare a requerirse el desarrollo de cualquier operación que implique el
desarrollo de una operación conjunta o que conlleve a la inversión de capital, esta
transacción deberá ser evaluada previamente por el Oficial de Cumplimiento, quien, en
cumplimiento de las políticas del multinacional Grupo Sony procurará realizar la evaluación
con el departamento jurídico de la compañía, para que se establezca si existe la necesidad
de realizar un proceso de due diligence previo al desarrollo de la operación. En esa medida,
no podrá desarrollarse ninguna transacción en contravía de lo aquí descrito. Este evento
aplica además para todas las transacciones que sobre venta de activos se pretendan
desarrollar en la compañía
Política de solución de conflictos de interés
Los administradores y todos los empleados de Inverjenos S.A.S. deberán actuar con
diligencia y lealtad hacia la compañía, y deberán abstenerse de intervenir directa o
indirectamente, en los estudios, actividades, gestiones, decisiones o actuaciones en los que
exista un conflicto de interés.
Entiéndase por conflicto de interés, las situaciones en virtud de las cuales un socio o
accionista, un directivo, un administrador o un empleado de la sociedad, que deba tomar
una decisión o realizar u omitir una acción en razón de sus funciones, tenga la opción de
escoger entre el beneficio de la sociedad y su interés propio o de terceros, de forma tal que
se beneficiaría patrimonial o extra patrimonialmente, para sí o para el tercero,
desconociendo un deber ético, legal, contractual o estatutario u obteniendo así un
provecho de cualquier tipo que de otra forma no recibiría.
- Revelación de Conflictos de Interés en la sociedad:
Los socios o accionistas de la sociedad, así como los miembros de la Altos Directivos (si ello
aplica), el Representante Legal, los administradores, y todos los demás empleados,
colaboradores y contratistas de la organización deberán revelar cualquier conflicto entre
sus intereses personales y los intereses de la organización, al tratar con clientes, proveedores,
contratistas y cualquier persona que realice o pretenda ejecutar negocios con la Sociedad
o con empresas en las que ésta tenga participación o interés, directa o indirectamente.
- Administración de los Conflictos de Interés:
Para solucionar situaciones de conflicto de interés, se atenderá el siguiente procedimiento:
a) En caso de que el conflicto de interés ataña a un empleado de la Sociedad,
diferente de los administradores de esta, deberá informar por escrito a su superior
jerárquico y/o al Oficial de Cumplimiento a efectos de que éste defina sobre el
particular y si estima que existe el conflicto de interés, designe a quien reemplazará
a la persona incursa en él;
b) n caso de que el conflicto de interés ataña a un administrador de la organización,
se dará cumplimiento a lo establecido en el último párrafo del artículo 23 de la Ley
222 de 1995, respecto de los deberes de los administradores y que se refiere
expresamente a:
c) Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de
terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos
respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la
Altos Directivos (si ello aplica) o al máximo órgano social.
d) En estos casos, el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda
la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva
determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuera socio. En todo
caso, la autorización de la Altos Directivos (si ello aplica) o el máximo órgano social
sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad.
e) Los miembros de la Altos Directivos (si ello aplica) darán a conocer a este mismo
órgano societario la situación de conflicto de interés. La duda respecto de la
configuración de actos que comporten conflictos de interés no exime al miembro
de la Altos Directivos (si ello aplica) de la obligación de abstenerse de participar en
las actividades respectivas, por lo que a decisión de los demás miembros de Altos
Directivos (si ello aplica), podrá solicitarle se retire del lugar de la reunión o se
abstenga de votar.
POLÍTICA SAGRILAFT
1- Introducción
INVERJENOS S.A.S. está comprometida con la lucha contra el LA/FT/FPADM, por tanto, dará
estricto cumplimiento a las normas que le son aplicables en la materia e impulsará
internamente un abierto rechazo hacia cualquier actividad delictiva o conducta que
implique actividades de LA/FT/FPADM. El cumplimiento de las metas comerciales y
resultados financieros de INVERJENOS S.A.S. está supeditado al estricto cumplimiento de las
normas de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT/FPADM. Todas las operaciones,
negocios y contratos que ejecute INVERJENOS S.A.S. se ajustarán a las políticas y
procedimientos dispuestos en su manual de SAGRILAFT y demás normas internas que
regulen sobre los factores de riesgo de LA/FT/FPADM, de lo contrario no se tramitarán.
2- Objetivo
Establecer las directrices para la prevención y control del SAGRILAFT y generar medidas de
control para evitar que las actividades y operaciones de INVERJENOS S.A.S. sean utilizadas
como un medio para dar apariencia de legalidad a recursos de actividades ilícitas y
transacciones que busquen apoyar el terrorismo, la Financiación de la Proliferación de
Armas de Destrucción Masiva y sus delitos fuente.
3- Alcance
Esta política es aplicable a todas nuestras contrapartes: empleados, clientes, proveedores
y accionistas y se complementa con el Manual de SAGRILAFT, el cual ha sido aprobado por
la Junta Directiva.
4- Lineamientos
- Sobre los conflictos de interés: Sin perjuicio de la política de conflicto de intereses que
consta en el programa de ética y transparencia “PTEE” adoptado por INVERJENOS S.A.S.,
se entiende para los efectos de los riesgos de LA/FT/FPADM, en las siguientes situaciones:
a) En la consulta en listas, el análisis de operaciones inusuales, estudio de
operaciones sospechosas y realización de reporte de operación sospechosa
(ROS), se entiende que hay conflicto cuando la consulta, el estudio, análisis o
reporte ha sido realizado por un empleado de INVERJENOS S.A.S. para el
cónyuge o compañero permanente, parientes dentro del primer y segundo
grado de consanguinidad, primero y segundo de afinidad o primero civil, o
respecto de aquellas operaciones o reportes en las que la persona encargada
de realizar la consulta, estudio, análisis o reporte tenga algún interés personal o
busque el favorecimiento de otra persona.
b) En la realización de reportes a las autoridades: Se entiende que hay conflicto de
interés cuando en la toma de decisión de la realización del reporte se
encuentran involucradas situaciones personales de quien realiza el reporte o se
trata de operaciones realizadas por cónyuges o compañeros permanentes,
parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad
o primero civil.
- Sobre la identificación de factores de riesgo y eventos de riesgo relacionados con éstos,
junto con su análisis y evaluación:
a) INVERJENOS S.A.S., establecerá la metodología para identificar factores de riesgo y
eventos de riesgo que puedan generar éstos en relación con el LA/FT/FPADM. Así
mismo, establecerá metodologías para la segmentación de los factores de riesgo,
los clasificará e identificará las formas a través de las cuales se puede presentar el
riesgo de LA/FT/FPADM. Las alertas, los seguimientos y la información interna
recopilada, servirán para actualizar y mejorar los eventos de riesgo identificados.
INVERJENOS S.A.S., contará con metodologías para analizar las situaciones de riesgo
identificadas, su probabilidad de ocurrencia y el impacto en caso de materializarse
mediante riesgos asociados.
b) INVERJENOS S.A.S., diseñará controles que pueden ser preventivos, de detección o
correctivos, con el fin de mitigar el impacto y/o probabilidad de ocurrencia
inherente de los eventos de riesgo identificados y evaluará el riesgo residual.
c) INVERJENOS S.A.S. establecerá actividades de monitoreo que le faciliten detectar
y corregir deficiencias del LA/FT/FPADM y asegurar que los controles son integrales,
se refieren a todos los eventos de riesgo y funcionan oportuna, efectiva y
eficientemente.
- Sobre la incursión en nuevos mercados u ofrecimiento de nuevos productos: Dentro del
estudio previo al lanzamiento de un nuevo mercado o producto se identificarán los Eventos
de Riesgo de LA/FT/FPADM, se definirán las actividades de control y dejará constancia del
análisis correspondiente.
- Sobre la administración de los Factores de Riesgo: El Riesgo Residual asociado a cada uno
de los Factores de Riesgo y calificado por INVERJENOS S.A.S. en un nivel alto (esto es
probabilidad o impacto), será evaluado teniendo presente que la gestión del riesgo de
LA/FT/FPADM tiene prelación sobre el logro de las metas comerciales.
- Política sobre Debida diligencia en el conocimiento de contrapartes:
a) Conocimiento de los Clientes:
De acuerdo con la forma de comercialización de los productos y/o servicios, los clientes de
INVERJENOS S.A.S. se identificarán y cumplirán un proceso de vinculación mediante el
diligenciamiento de un formato y la entrega de documentación soporte que será objeto
de verificación.
De acuerdo con su perfil, durante su vinculación y las transacciones relevantes que realicen,
se adelantarán los correspondientes análisis para establecer la coherencia con su actividad
económica y con la demás información por ellos suministrada. Así mismo, INVERJENOS S.A.S.
se abstendrá de registrar clientes anónimos y velará por qué no figuren bajo nombres
ficticios o inexactos y propenderá por identificar al Beneficiario Final de los productos
comercializados en estos casos.
Ahora bien, en lo que se refiere a los clientes de contado, venta directa y/o ventas
telefónicas o a través de mecanismos que impliquen el uso de tecnologías de la
información que según sus condiciones se traten de consumidores de ventas masivas para
la empresa, se surtirá una debida diligencia mínima que consiste en solicitar su nombre y
datos de identificación. Lo anterior, en consideración a los montos de las transacciones y el
riesgo que representan para la compañía. Ahora bien, dada la imposibilidad de realizar un
proceso de debida diligencia mucho más exhaustivo para los clientes de contado,
INVERJENOS S.A.S., aunará sus esfuerzos en la identificación de operaciones inusuales por
parte de estos clientes, teniendo en cuenta los factores de riesgo.
b) Conocimiento de Proveedores y/o Contratistas:
Las personas naturales o jurídicas que deseen ser proveedores o contratistas de INVERJENOS
S.A.S., se identificarán y cumplirán un proceso de vinculación, mediante el diligenciamiento
de un formato y la entrega de una documentación soporte, que será objeto de revisión y
verificación. Aprobado el proceso de vinculación podrán ser registrados como aptos para
que INVERJENOS S.A.S. pueda contratar con ellos.
c) Conocimiento de Empleados:
Las personas naturales que aspiren a desempeñar un cargo en INVERJENOS S.A.S., deberán
cumplir con el suministro de los requisitos dispuestos en la normativa interna a fin de poder
contar con la información que permita a INVERJENOS S.A.S. verificar sus antecedentes. Por
lo menos anualmente los empleados deberán actualizar la información que resulte
susceptible de modificación. De acuerdo con el cargo y responsabilidades asignadas al
Empleado, INVERJENOS S.A.S. adelantará análisis para detectar comportamientos
inusuales en cualquier persona que labore o preste sus servicios, a fin de tomar las medidas
que resulten pertinentes.
d) Conocimiento de Socios o Accionistas:
INVERJENOS S.A.S. no tiene injerencia en el proceso de aceptación de nuevos socios o
accionistas, ese proceso está a cargo exclusivo de la casa matriz, sin embargo, cuando se
vinculen nuevos socios, se hará una verificación en listas restrictivas, vinculantes y medios
de prensa.
e) Conocimiento de mercado:
En lo referente al conocimiento del mercado, INVERJENOS S.A.S. establecerá mecanismos
de control para conocer las características usuales del mercado propio y el de los clientes
con el fin de poder compararlos con las operaciones realizadas y establecer su normalidad,
posible anormalidad o calificación de sospechosa.
Lo anterior permitirá detectar operaciones inusuales y determinar la existencia de
operaciones sospechosas.
- Política para contrapartes que pueden exponer en mayor grado al riesgo de LA/FT/FPADM:
a) Respecto de la jurisdicción:
INVERJENOS S.A.S. utilizará como un criterio para evaluar el riesgo y realizar negocios, el
domicilio o ubicación de las personas en países prohibidos por GAFI. En caso de tomar la
decisión de adelantar negocios con ellas, evaluará la existencia de otras señales de alerta
que puedan dar lugar a no tomar el riesgo de contratar con ellas. En caso de decidir
contratar con ellas, las identificará e incrementará el monitoreo durante la relación
comercial.
b) Respecto de la actividad económica:
INVERJENOS S.A.S. realizará negocios con personas que desarrollen actividades lícitas e
identificará contrapartes que por la naturaleza de sus actividades puedan exponerla a un
mayor riesgo de LA/FT/FPADM estableciendo procedimientos de conocimiento más
estrictos e incrementando el monitoreo a las transacciones mientras dure la relación
comercial. INVERJENOS S.A.S. no establecerá relaciones comerciales con personas que no
puedan demostrar la licitud del origen de los recursos con los cuales adquiere los productos.
- Política respecto a la verificación de listas:
INVERJENOS S.A.S. no establecerá relaciones contractuales con clientes, empleados,
proveedores o contratistas que se encuentren registrados en la lista vinculante para
Colombia (ONU) o en la lista restrictiva OFAC. La coincidencia con otras listas o información
negativa de carácter público relacionada con LA/FT/FPADM se considerará un criterio
importante para denegar o terminar una relación contractual.
- Política frente al reporte de operaciones sospechosas:
INVERJENOS S.A.S. reportará aquellas operaciones que, por su cuantía, características y
demás elementos pudieren calificar como sospechosas. INVERJENOS S.A.S. no requerirá
tener la certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que
los recursos involucrados provienen de tales actividades.
- Política de manejo de efectivo:
INVERJENOS S.A.S. no dará recursos en efectivo. Los pagos se realizarán a través de los
medios dispuestos por el sistema financiero. Por su parte, podrá recibir recursos en efectivo
respecto de aquellos clientes que se consideran dentro del canal de venta directa y/o en
los establecimientos de comercio.
- Sobre la conservación y manejo de la documentación del sistema:
INVERJENOS S.A.S. conservará los documentos y registros relativos al LA/FT/FPADM, de
conformidad con lo establecido en el principio de protección de la información y secretos
comerciales, contenido en el documento Programa de Ética y Transparencia “PTEE” de
INVERJENOS S.A.S.”
En todo caso, INVERJENOS S.A.S. conservará (en físico o digitalmente) los documentos por
el término de diez (10) años contados a partir del último asiento, documento o
comprobante y concluido el término citado, los documentos pueden ser destruidos,
siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
• Que no medie solicitud de entrega de estos formulada por autoridad competente.
• Que se conserven en un medio técnico que garantice su posterior reproducción
exacta y la preservación de su valor probatorio.
• La información y documentos soporte remitidos a la UIAF, estará bajo la salvaguarda
del Oficial de Cumplimiento y por ningún motivo las contrapartes internas como
externas tendrán acceso y conocimiento de esta. Así mismo, se guardará la debida
reserva de la información solicitada por dicha entidad.
• Divulgación y capacitación: Ningún empleado de INVERJENOS S.A.S. está
autorizado a divulgar información inherente al diseño y funcionamiento del sistema
de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT/FPADM. Las comunicaciones, reportes,
e informes a terceros se harán de conformidad con las directrices de comunicación
de INVERJENOS S.A.S.
• INVERJENOS S.A.S. establece como mecanismo de divulgación de las políticas y
procedimientos para la prevención y control de LA/FT/FPADM, el diseño y desarrollo
de un programa de capacitación, liderado por el Oficial de Cumplimiento dirigido
a los empleados de áreas que están expuestas a un mayor riesgo de LA/FT/FPADM
o a los empleados que ejecutan controles para mitigar riesgos de LA/FT/FPADM, que
permita tanto su sensibilización como entrenamiento, en el inicio y durante el
tiempo que se mantenga la relación laboral. El programa contemplará la
frecuencia de la capacitación, el alcance, las formas de evaluación y los medios
para ejecutarlo. El programa de capacitación estará dirigido a terceros cuando
INVERJENOS S.A.S. lo considere pertinente.
• Reserva sobre la información de contrapartes: INVERJENOS S.A.S., levantará la
reserva, como consecuencia de las solicitudes formuladas por escrito de manera
específica por las autoridades competentes, con el lleno de los requisitos y formas
legales y en los casos señalados por las normas, previa revisión del área jurídica.
• Reserva sobre la solicitud de información por autoridades: Los Empleados de
INVERJENOS S.A.S. en concordancia con el principio de protección de información
y secretos comerciales, guardarán reserva sobre los requerimientos y las
inspecciones judiciales realizadas por las autoridades, así como sobre los reportes
realizados a la UIAF. Dar a conocer dichas solicitudes puede conllevar sanciones
administrativas y penales.
- Sobre los incumplimientos a la política.
Consecuencias por el incumplimiento del sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de
LA/FT/FPADM: El incumplimiento a lo dispuesto en el presente Manual, será analizado al
tenor de lo dispuesto por INVERJENOS S.A.S. en el Reglamento Interno de Trabajo u otras
normas internas que regulen la relación con los empleados.
- Sobre la integración del sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT/FPADM
con el documento Principios de Conducta Empresarial de INVERJENOS S.A.S.
El sistema diseñado se integra a las directrices impartidas en el documento en mención y
de esta forma los controles que aquí se implementan deben ser aplicados por todos los
Empleados, en consonancia con los principios que desde este orientan su actuación.